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Consejos para mantenerse a la vanguardia: estrategias para la administración de flotas

  • Publicado mié may 2, 2018

Cómo se anticipa el mayor contratista de la EPA en los Estados Unidos al tiempo de inactividad y los gastos

Imagínese mantener 300 piezas de material rodante más 200 equipos distribuidos por todo Estados Unidos, las Islas Vírgenes de Estados Unidos y Puerto Rico. Ese es el desafío que Tim Bland, subgerente de operaciones en Environmental Restoration, LLC, enfrenta cada día. Durante 20 años, Bland y su personal han proporcionado servicios de respuesta ante emergencias, saneamiento de sitios contaminados, servicios gubernamentales y limpieza industrial a varios clientes comerciales, estatales y federales. Con 600 empleados que trabajan en 23 oficinas en todo el país, Environmental Restoration es el mayor contratista de la Agencia de Protección Ambiental (EPA, por su sigla en inglés) en los Estados Unidos.

Los desafíos de la administración de flotas
La flota de Environmental Restoration varía de miniexcavadoras a grandes máquinas e incluye algunos elementos de equipos de construcción no tradicionales, como barcos. Aunque cada equipo tiene su propio ciclo de vida, la antigüedad general en toda la flota es inferior a siete años. El mayor desafío de Bland es tratar de contener los costos de mantenimiento y funcionamiento de la flota. “Con una presencia tan grande, nuestros equipos se extienden por todas partes. Por lo tanto, no siempre se encuentran en un lugar donde es sencillo recibir mantenimiento”, dice. “Contamos con el mantenimiento interno de algunos de nuestros equipos, lo que a veces es un desafío. Contamos con las personas en cada oficina y lugar de trabajo para ayudarnos. Tratamos de canalizar muchas de las decisiones a través de nuestra oficina corporativa aquí en San Luis. Tenemos un jefe de mecánicos que se ocupa del mantenimiento en todo el país y trabaja fuera de nuestra oficina corporativa aquí en San Luis. Viaja mucho, pero también intenta localizar concesionarios o estaciones de servicio que puedan ocupase de los equipos desde lejos. Maneja los presupuestos y se asegura de que recibamos aquello que debe arreglarse por el precio que estamos pagando”.

Cambios en la administración de flotas
Bland ha visto muchos cambios en la administración de las grandes flotas durante los últimos 20 años. Las nuevas tecnologías, como la telemática, han marcado una gran diferencia en las capacidades de administración.

“Tenemos varios equipos con seguimiento GPS en cuanto a servicios de mantenimiento, alarmas o alertas que pueden estar en curso. Con 600 personas en la nómina, no todos son mecánicos. No todos los operadores tienen inclinaciones mecánicas o son tan buenos en las tareas de mantenimiento como otros. La telemática nos permite administrar algunas de esas cuestiones desde nuestra oficina corporativa. La empresa cuenta con tecnología GPS para muchos trabajos de gran tamaño, excavaciones grandes y proyectos de movimiento de tierras. Bland agrega: “el ahorro de costos por utilizar estos sistemas electrónicos es simplemente increíble, así que aprovechamos bastante eso”.

El cambio a la tecnología Tier 4 se ajusta a la iniciativa ecológica de Environmental Restoration. “Muchas de las piezas más nuevas son Tier 4”, dice Bland. “No nos afectó mucho. Sabemos que debemos suministrar grandes volúmenes de DEF a muchos sitios de trabajo. Solemos comprarlo en contenedores de 325 galones para los proyectos más grandes o tambores de 55 galones. Para algunas de nuestras existencias en material rodante, como los camiones volcadores y los camiones de carretera, lo compramos en las paradas de camiones. Realmente no ha sido un gran cambio para nosotros”.

Empezar con equipos nuevos y seguir las recomendaciones
Bland cree que el control de costos comienza con los equipos nuevos. “Empezamos el proceso con la compra de un buen equipo. La máquina más barata no siempre es la mejor máquina. Si quieres algo que dure al menos 7 años, entonces debes comenzar con un buen producto. Somos conscientes de seguir las recomendaciones del fabricante en cuanto a los intervalos de servicio y los filtros recomendados, como los filtros de CASE en los equipos de CASE. Solo utilizamos aceites completamente sintéticos en todos nuestros equipos”.

Aunque la antigüedad promedio de los equipos de la flota es aproximadamente de 6 a 7 años, Bland no tiene un cronograma establecido para el reemplazo. “No tenemos nada definitivo sobre lo que hacemos. Depende del uso de la máquina. Determinados equipos que compramos pueden estar en un proyecto donde se los utilice entre 50 y 60 horas a la semana, y otros equipos que compramos, podemos comprar el mismo equipo en un proyecto diferente donde se lo necesita 10 horas a la semana. Todo se realiza según cada caso particular. Lo hacemos según los registros de mantenimiento y reparaciones. ¿Estamos empezando a gastar demasiado dinero en una máquina en particular? Por ejemplo, cuando empieza a tener hasta 5000 horas [y necesita reparaciones], tomamos esa decisión aquí”.

Mejores registros significan un mayor valor de reventa
Además de seguir los cronogramas de servicio del fabricante, Bland descubrió que mantener registros completos y exactos marca una gran diferencia en el valor de reventa. “Mantenemos archivos detallados de cada equipo que tenemos, desde una plancha compactadora de USD 2500 hasta una excavadora de USD 500 000… y de cada servicio, desde un filtro de aceite hasta una bomba hidráulica o un cambio del tren de rodaje. Cuando rotamos nuestra flota y la vendemos, el retorno de la inversión [en esa actividad] es enorme”.

La capacitación es fundamental
Una de las claves para mantener los equipos en perfectas condiciones es la capacitación de los operadores. Aunque Environmental Restoration tiene un centro de capacitación en su sede central en San Luis, la mayor parte de la capacitación de los operadores se realiza con los fabricantes y los concesionarios locales.

“Trabajamos con los concesionarios de todo el país donde compramos los equipos: trabajamos con el departamento de servicio y enviamos a algunos de nuestros empleados para que trabajen en sus departamentos de servicio. Hemos tenido entre 20 y 50 de nuestros operadores a la vez que revisaban el equipo y el mantenimiento básico y los controles que puedes hacer en tus máquinas de forma diaria. CASE nos envió a su campo de pruebas y eso fue muy informativo. Todos aprendimos mucho, incluso los empleados que tienen 35 años de experiencia en el negocio. Simplemente continúa capacitando a tu personal. Hazlos seguir una política y no dejes que las cosas se escapen de las manos”.

Los concesionarios marcan la diferencia
“Por lo general, compramos una gran cantidad de equipos. Podemos comprar 10 minicargadoras más o menos al mismo tiempo. Normalmente, cuando haces eso y se trata de una máquina nueva o un modelo nuevo, a los concesionarios siempre les gusta enviar a alguien a revisar el funcionamiento y las características… algunas de las cosas que hay que controlar y buscar. Luby Equipment, por ejemplo, está a solo una milla de distancia de nuestra oficina corporativa. Siempre están dispuestos a enviar a sus técnicos de servicio y realizar algunas tareas de mantenimiento con nosotros y verificar la tensión de la oruga, además de dar consejos sobre qué hacer y qué no hacer en el servicio. De nuevo, compramos aquí en San Luis, llega a nuestra oficina y puede enviarse a Libby, Montana, al día siguiente. Es importante conseguir que nuestro grupo de mecánicos y nuestro departamento de operaciones estén familiarizados con nuestros equipos, así podemos realizar el traspaso a nuestros empleados en el campo, a los operadores, a los gerentes en el sitio”.

Después de 20 años de mantener una flota creciente de maquinaria diversa, Bland tiene una fórmula sencilla para el éxito. “No reduzcas el presupuesto. Comienza con un grupo central en el que todos sigan una política y deja que fluya a tus empleados. Si comienzas correctamente en la parte superior, las personas debajo tendrán que seguir el ejemplo y obtendrás un buen producto al final”.

Este artículo se publicó como historia de portada en la edición del mes de marzo de 2018 de Construction Business Owner.

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